2024年8月21日
就職や転職で事務職を考えたとき、自分にもできるのかと不安になる人も多いのではないでしょうか。
事務職の種類によっても求められるスキルが異なるため、どのような職種が自分に向いているか悩む人もいるでしょう。
この記事では、事務職に必要なスキルや役立つ資格、事務職に向いている人の特徴、事務職で働くメリットなどを解説します。
事務職に必要なスキルや役立つ資格
事務職とは書類の作成、ファイリングや整理、他部署からの書類の処理をはじめ、
電話や来客応対、データ入力などの業務全般を担う職種のことです。
事務職とひとくちにいっても幅広く、種類によって求められるスキルは異なります。
一般的な事務職に必要とされる基本的なスキルや役立つ資格は以下の5つです。
●基本的なパソコンスキル
●コミュニケーションスキル
●正確かつスピーディーに物事を処理するスキル
●マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）
●秘書検定
それぞれ詳しく見ていきましょう。
基本的なパソコンスキル
書類作成やデータ入力、社内外のメール対応は事務職のメイン業務のひとつであるため、基本的なパソコンスキルは必須のスキルといえます。
とくに使用する頻度が高いExcel、Word、PowerPointなどのマイクロソフトオフィスのソフトは、一定レベルで使いこなせると採用されやすくなるでしょう。
企業によっては一部の業務において、専用ソフトの使用が求められるケースがあります。
多くの場合は、入社後にOJTで覚えていくことで対応できるでしょう。
事務職に必要なのは、キーボードを使ってすばやく文字を入力し、書類や資料作成、データ入力をスムーズにできる基本的なパソコンスキルです。
コミュニケーションスキル
事務職は、社内外の多くの人と関わることが多いため、コミュニケーションスキルが必要です。
社内では、多くの部署との書類やデータのやり取りや、電話応対などが発生します。
たとえば、営業事務では営業担当者と連携し、資料作成や顧客対応をすることもあるでしょう。
社外の窓口としての役割を担うケースもあります。
会社の代表電話やメールアドレスへの問い合わせ対応をはじめ、来客対応を任されることも少なくありません。
さまざまな用件についての問い合わせや、社内の担当部署に対する来客者の取りつぎも事務職が担当することがあります。
状況に応じて「聞く力」「伝える力」のコミュニケーションスキルが求められ、柔軟かつビジネスマナーをおさえた対応が必要です。
正確かつスピーディーに物事を処理するスキル
事務職にとって、事務処理能力も重要なスキルです。
事務職は、社内のあらゆる部署からの依頼で複数の業務を同時にこなすこともめずらしくありません。
社内の業務に加え、電話やメール、来客などの社外の対応も同時に進行することもあるでしょう。
期限内に正確かつスピーディーに業務を処理する能力が求められます。
期限を守り、複数の業務を同時進行するには、業務管理能力やスケジュール管理能力も必要です。
自分のタスクだけではなく、従業員や顧客のスケジュール管理をし、期日を促すような業務を担う場合もあります。
幅広い視野を持って、計画的に物事を処理することが大切な職種です。
マイクロソフト オフィス スペシャリスト（MOS）
マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）とは、ExcelやWord、PowerPointなどのMicrosoft Office製品に関する操作スキルを身につけられる資格です。
事務職は、書類作成やデータ入力など、パソコンを使った業務が多いため、MOSを持っていることでパソコンのスキルレベルを証明できます。
事務職にはさまざまな種類があり、MOSを取得することでどのような事務職にも活かせるのがメリットです。
MOSを取得することで、パソコンスキルのレベルアップも図れます。
秘書検定
秘書検定とは、社会人としておさえておくべき基本的なビジネスマナーやさまざまな業務、シーンにおける対応力を身につけられる資格のことです。
その名のとおり、秘書という職種を目的とした資格ですが、資格取得のための勉強を通じて、社会人としての一般常識、マナー、対応力を身につけられるため、事務職にも活かせます。
試験は3級から1級まであります。
準1級、1級では筆記試験合格後に二次試験として面接があり、知識としてマナーや常識、立ち振る舞いを習得できるだけでなく、実践的な部分も試されるため、実務に活かしやすいスキルを身につけられるのがメリットです。
事務職は社内外の多くの人と関わるため、秘書検定を取得していることで常識やマナーが備わっており、気配りができる丁寧な人という印象を与えられるでしょう。
事務職の種類や仕事内容
事務職の種類や仕事内容には、どのようなものがあるのでしょうか。事務職にはさまざまな種類があり、仕事内容もそれぞれ異なります。
事務職への転職や就職を検討する際には、あらかじめ種類の違いや仕事内容を把握しておくことが大切です。
主な事務職には、以下の5つがあります。
●一般事務
●営業事務
●経理事務
●総務事務
●人事・労務事務
仕事内容とあわせて、ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
一般事務
一般事務は、企業において発生する基本的な事務処理を行います。
パソコンを使用する業務が多いため、デスクワーク中心です。
一般事務の主な業務内容には、以下のようなものがあります。
●書類・資料作成
●書類のファイリング・管理
●データ入力
●電話・メール対応
●来客対応
●郵便物の発送や仕分け
一般事務はほかの事務職に比べて、専門知識やスキルを求められることが少ないため、未経験でも目指しやすい職種です。
企業によっては、総務として部署などに関わらず、幅広い事務業務を任される場合もあります。
営業事務
営業事務は、営業担当をサポートする職種です。
営業担当がスムーズに営業活動に専念できるよう、営業に関わる事務処理を担当します。
営業事務の主な業務内容は、以下のとおりです。
●見積書・発注書・請求書の作成
●顧客情報の管理
●営業資料・報告書の作成
●電話・メール対応
●来客対応
●商品の在庫や発送の管理
営業担当者からの指示によって資料や書類を作成したり、電話やメール応対をしたりします。
営業部署全体のサポート役として配属される場合や、営業担当ごとにアシスタントとして営業事務が配属されるなど、企業によってさまざまです。
営業活動のサポートを任されることもあり、ときには顧客対応やクレーム対応、プレゼンテーション資料の作成を担当することもあります。
営業は社外との関わりが多いため、営業事務にはより細やかな気配りやコミュニケーションスキルが求められるでしょう。
営業職へのステップアップを検討している人にもおすすめの職種です。
経理事務
経理事務は、企業が行うお金のやり取りが正確に処理されるよう、経理業務全般をサポートする職種です。
企業の規模によって業務内容は異なりますが、経理事務の主な業務内容には次のようなものがあります。
●伝票の仕訳処理
●出入金管理
●各部署の経費精算
●決算関連業務
●帳簿や書類の作成
経理事務の仕事には、大きく分けて「日次業務」「月次業務」「年次業務」の3つがあり、経理関連の経験が浅い場合や未経験の場合には、日次業務から担当していくことになるでしょう。
月次・四半期・年次決算などの大きな金額を扱う場合には、簿記や商法、法人税法、会計に関する専門的な知識やスキル、経験を求められるケースがあります。
将来的に経理分野のキャリアを積みたい人や会計士などを目指している人におすすめの職種です。
総務事務
総務事務は、企業の運営に必要なものの準備や管理をする職種です。
従業員が円滑に業務に専念できるよう、働きやすい環境を整えるために幅広いサポートをします。
規模の小さい企業では、人事事務や労務事務も総務事務が担当することもあり、主な業務内容は次のとおりです。
●備品・設備の調達や管理
●従業員からの問い合わせ対応
●社内イベントの企画運営
●社内ルールの管理
●オフィスの防犯・防災対策
●慶弔関係の手配
●緊急連絡網の作成・管理
総務事務は、部署を超えた企業全体の運営に幅広く関わります。
社内の多くの人と関わるだけでなく、ときには来客の応対をすることもあるでしょう。
コミュニケーションスキルはもちろん、幅広い業務を並行して遂行でき、臨機応変に対応できるスキルが求められます。
業務内容も多岐にわたるため、事務職としてのキャリアを積んでいきたい人におすすめの職種です。
人事・労務事務
人事・労務事務とは、従業員の人事管理業務を担当する職種です。
従業員の採用から人員配置、退職に関わる手続きや勤怠管理、給与の支払いに関する業務を幅広く担当します。具体的な業務内容は、次のとおりです。
●採用・異動・昇進・退職などの人事関連の事務手続き
●採用活動のサポート
●従業員の研修や教育のサポート
●社員名簿の作成・管理
●勤怠管理
●社会保険の手続き
●給与計算
●労災保険の手続き
●福利厚生の管理・手続き
人事・労務事務では、社内の人員に関わるあらゆる管理業務をメインとして行います。
誰を採用し、どこに配置・異動し、どのように働いているかなど勤怠の状況を日々管理し、給与計算なども重要な業務です。
たとえば、労災手続きや結婚のお祝い金の支払いなども人事・労務事務の業務に含まれます。
事務職に向いている人の特徴とは
事務職への就職や転職を目指したときに、「自分に向いているのか」と気になることがありませんか。
従業員数など企業によって違いはありますが、事務職に向いている人には、以下のような特徴があります。
●臨機応変な対応ができる人
●コツコツとした作業が得意な人
●スケジュール管理が得意な人
●マルチタスクを正確にこなせる人
●他者への気配りができ、フォローにやりがいを感じる人
●他者とのコミュニケーションが好きな人
事務職では、パソコンに向かってコツコツと書類作成やデータ入力、内容の確認などを行うことが多いため、日々似たような作業をコツコツと続けられる人が向いているといえるでしょう。
しかし、同じ作業の繰り返しというわけでもなく、途中で別のタスクが差し込まれることもめずらしくありません。
そのため、臨機応変に対応でき、マルチタスクをこなせることが求められます。
当然、業務の正確性も重要です。
社内外の多くの人々と関わることも多いため、他者とのコミュニケーションが好きな人も事務職に向いているといえます。
コミュニケーションスキルが高いことはもちろん、他者への気配りができるとなおよいでしょう。
バックオフィス業務も多岐にわたるため、他者のフォローを難なくこなせれば、事務職にやりがいを感じられるはずです。
事務職もさまざまな業務があり、企業によって異なる部分も多いですが、上記のような特徴をぜひ参考にしてみてください。
事務職で働くメリット
就職や転職を考えたときに、働き方ややりがいを重視する人も多いのではないでしょうか。
事務職で働くメリットには、次のようなものが挙げられます。
●プライベートを充実させやすい
●異業種からの転職など未経験でもはじめやすい
●パソコンのスキルアップが目指せる
●コミュニケーション力を磨ける
事務職にはさまざまな種類があり、なかでも一般事務は未経験からでもはじめやすいのがメリットです。
専門的な知識やスキルを求められることが少ないため、飲食業やアパレル業界などの異業種からオフィスワークを目指したいときのファーストステップに向いています。
また、事務職の業務はルーティンワークが多く、退社時間をコントロールしやすいのもメリットです。
残業時間が少ない場合が多いため、プライベートを重視したい人にとって働きやすい職種といえます。
日々の業務を通じて、パソコンスキルやコミュニケーションスキルの向上を目指せるのもメリットです。
事務職に必要なスキルを磨くことで、将来のキャリアアップにも役立つでしょう。
必要なスキルを身につけ事務職で活躍しよう
事務職はオフィスワークの基本であり、なかでも一般事務は、必要なスキルさえ身につければ未経験からでもチャレンジしやすい職種です。
事務職にはさまざまな種類があり、パソコンスキル・コミュニケーションスキル・事務処理能力の3つを身につければ、事務職で活躍できるでしょう。
必要なスキルや役立つ資格、仕事内容を知り、事務職のスペシャリストを目指してください。
