2024年7月17日公開
不動産事務の仕事内容とは、どのようなものなのでしょうか。
不動産事務への転職を目指すにあたり、具体的な業務について知っておくことは大切です。本記事では、不動産事務の仕事内容やメリット、向いている人の特徴、注意しておくべきポイントなどを解説します。
不動産事務とは？不動産会社における主な仕事内容
不動産事務とは、不動産業界の企業の営業活動をサポートする職種のことです。不動産事務の仕事内容は、事務職の中でもっとも基本的な職種である「一般事務」とは少し異なる点があります。
不動産事務の主な仕事内容は、次のとおりです。
●顧客対応
●物件管理
●書類作成
●経理業務
それぞれの具体的な仕事内容について、確認していきましょう。
顧客対応
不動産事務の仕事内容の1つが、顧客対応です。電話やメールによる問い合わせ対応のほか、店舗への直接来店による顧客対応を担当することもあります。
電話やメールでの問い合わせ内容は、さまざまです。顧客から「ネット広告を見て、詳細を知りたい」といった質問を受けることもあれば、他の業者から「物件を紹介可能かどうか知りたい」「駐車場の情報を知りたい」といった問い合わせがあるケースもあるでしょう。
自分で答えられる範囲の質問には、速やかに回答します。必要に応じて問い合わせ内容や連絡先を聞き取り、上司や営業担当者に引き継ぎましょう。
店舗に直接来店があった際は、不動産事務が案内やお茶出しを行います。会社によっては営業担当者に引き継ぐ前に、不動産事務が簡単なヒアリングを行うこともあるでしょう。
電話・メール・来店のいずれも、顧客への初期対応は不動産事務が担当するケースがほとんどです。そのため顧客対応は、顧客が抱く「会社のイメージ」を左右する大切な仕事といえます。相手の意向をしっかり聞き取り、明るくはきはきとした対応が必要となるでしょう。
物件管理
不動産事務が担当する主な仕事の2つめは、物件管理です。仕事内容は、大きく「物件情報のチェック」と「物件情報の更新」に分かれます。
まず「物件情報のチェック」とは、自社の物件取り扱いエリアの中で、物件に関する新しい情報がないかどうかをチェックする作業のことです。
例えば業者から送付されるメールを確認したり、自分で専用サイトにアクセスしたりして、新しい物件がないか、既存物件の価格変更や商談・成約などの新情報がないかなどをチェックします。
営業担当者は、この情報をもとに営業をかけるため、不動産事務は仕入れた情報を素早く営業スタッフに伝える必要があるでしょう。
次に「物件情報の更新」とは、自社サイトやポータルサイトに物件情報を新しく掲載したり、古い情報を新しい情報に更新・削除したりする作業のことです。
一般的には専用システムの項目に従って住所や面積といった必要情報を入力していくだけなので、難しい作業はありません。ただし掲載すべき情報は常に更新されるため、随時新しい内容を正確にデータ入力して公開することが重要です。不動産情報は扱う金額が大きくなりがちなので、金額の入力ミスは特に注意する必要があるでしょう。
また会社によっては、物件の写真撮影や画像編集などを不動産事務が担当するケースもあります。
書類作成
書類作成業務も、不動産事務が担当する大切な仕事の1つです。具体的には、以下の書類作成を担当します。
●重要事項説明書
●契約書
●ポスティング用のチラシ広告
WordやExcelを使用するため、基本的なパソコンの操作スキルが必要です。ただし、これらの書類作成にはテンプレートがあることが多いため、難しい業務ではありません。
また書類作成業務とともに、「書類をファイリングして分かりやすく整理する」といった管理業務も不動産事務の仕事です。
経理業務
規模が小さめの職場などでは、不動産事務が経理業務を兼任するケースがあります。
この場合、送金などの「銀行業務」や、仲介手数料をはじめとする売上や税金に関する「伝票作成」など、お金に関する業務を担当することになるでしょう。
不動産事務の仕事が向いている人の特徴
不動産事務の仕事は、どのような人に向いているのでしょうか。
一般的に、基本的な事務作業だけでなく社内外の人と接する機会が多い不動産事務の仕事は、人とのコミュニケーションが得意な人に向いているといえます。
以下の3つの特徴に当てはまる人は、不動産事務として活躍しやすいでしょう。
●人とコミュニケーションをとるのが好きな人
●コツコツとした作業が得意な人
●臨機応変な対応力がある人
それぞれの特徴について詳しく紹介します。
人とコミュニケーションをとるのが好きな人
人とコミュニケーションをとるのが好きな人は、不動産事務に向いています。不動産事務は事務職とはいえ事務作業だけでなく、顧客からの電話・メール応対や来店時の初期対応といった「接客」も重要な仕事に含まれるためです。
例えば接客の際は顧客の話に真摯に耳を傾け、ニーズを汲み取り対応する力が求められます。コミュニケーションの方法も電話・メール・対面などさまざまであるため、使用ツールや相手に合わせた柔軟な対応が必要です。
また、従業員同士のコミュニケーションも欠かせません。他の事務スタッフや営業担当者と連携しながら、チームで協力して円滑に仕事を進める必要があるためです。
そのため、「明るい雰囲気で周囲とコミュニケーションが取れる」「人と話すことが好き」などコミュニケーションが得意な人は、不動産事務に向いているといえます。
コツコツとした作業が得意な人
コツコツとした作業が得意な人も、不動産事務に向いているでしょう。
例えば物件管理や書類作成の業務では、パソコンを使ったルーティンワークがメインです。そのため、日々コツコツと作業を進めることが苦にならない人が向いているといえます。
また不動産事務の業務は、契約書などの重要書類を扱う機会が多いことも特徴です。仕事のスピード感を大切にしながらも、ミスのないよう細かいところまで注意深く進めなければなりません。
丁寧かつ細やかに配慮しつつ、一つひとつの仕事を着実に積み上げられる人が活躍するでしょう。
臨機応変な対応力がある人
臨機応変な対応力がある人も、不動産事務に向いている人の特徴に挙げられます。
不動産事務が手がける一つひとつの業務の難易度は、それほど高くありません。ただし、急な業務が入り、予定していた一日の流れが変わってしまうこともあります。
特に顧客を相手にする仕事は、思うように進まないケースが多いものです。「物件管理をしていたら急な来店があり、接客しなければならなくなった」「顧客の要望が変わり、急きょの対応が必要になった」など、予想外の対応を迫られることもあるでしょう。
そのようなときは、臨機応変な対応が求められます。冷静にその場の状況や相手の要望を見極め、優先順位をつけて柔軟に対応できる人は、周りから重宝されることでしょう。
不動産事務の仕事をする上での注意点
不動産事務への転職を考える際は、仕事をする上での注意点も把握しておきましょう。不動産事務ならではの注意すべきポイントとして、主に次の2つが挙げられます。
●仕事には正確性が求められる
●求人によっては不動産に関する知識が求められる
それぞれの注意点の詳細を確認していきましょう。
仕事には正確性が求められる
1つめの注意点は、不動産事務の仕事には正確性が求められることです。
不動産商品は高額であり、賃貸仲介であっても大きな額のお金が動きます。また、物件によって取引額の金額が異なるため、細かい部分まで注意が必要です。
例えば同じアパート物件の賃料でも、101号室は「￥100,000」、201号室は「￥135,000」など、部屋によって金額が変わるケースがあります。1桁数字を間違えるだけでも甚大な影響を及ぼすリスクがあるため、ミスが許されません。長期間の支払いが必要になる商品であるため、顧客の目もシビアになりがちです。
チラシ広告や契約書などを作成する際も、文言の使い方は法律によって明確なルールが定められているため、細心の注意が求められます。
このように、不動産事務の仕事に「正確性」が欠かせないことは、しっかり意識しておくべきでしょう。
求人によっては不動産に関する知識が求められる
不動産事務の求人によっては、土地の売買や契約といった不動産に関する知識を求められることがあります。
ただし、知識がない未経験者でも不動産事務として転職・就職することは可能です。初めは未経験でも、入社後に経験を積む中で専門知識を得られるので、必ずしも最初から不動産に関する知識が必要なわけではありません。また、業務に関係する法律は頻繁に改正されるため、経験の有無に関わらず日々勉強が必要です。
とはいえ、宅地建物取引士や賃貸不動産経営管理士などの資格を持っていれば、転職時に有利に働くでしょう。
不動産会社で事務職として働くメリット
不動産事務の仕事には、不動産業界ならではのメリットが複数あります。以下の3つは、不動産事務の主なメリットです。
●肉体的な負担が少ない
●顧客からの感謝の声が届きやすい
●不動産に関する知識が身に付く
仕事上のメリットは、日々の業務のやりがいにもつながるでしょう。ここでは、不動産事務として働くメリットを詳しく解説します。
肉体的な負担が少ない
不動産を扱う仕事ではあるものの、肉体的な負担が少ない点は、不動産事務のメリットの1つです。
営業活動をサポートする役割を担う事務職の場合、基本的に営業職が担当するような外回りや測量に携わることはありません。長時間歩き回ったり、立ちっぱなしで働いたりする仕事も少ない傾向にあります。肉体的な負担を感じることが少ないぶん、集中して仕事に取り組みやすいでしょう。
顧客からの感謝の声が届きやすい
不動産事務として働くメリットの2つめは、顧客からの感謝の声が届きやすいことです。
不動産事務は営業担当者など社内のスタッフをサポートするだけでなく、顧客の接客を担当する機会も多くあります。質の高いサービスを提供することで、顧客から感謝される場面もあるでしょう。
自分の仕事が直接誰かの役に立つことを実感できる不動産事務は、やりがいにつながりやすい魅力ある仕事といえます。
不動産に関する知識が身に付く
不動産に関する知識が身に付くことも、メリットといえます。
同じ事務職である一般事務と比較した場合、不動産事務は専門性が高いことが特徴です。不動産の賃貸だけでなく売買も扱っている会社もあるため、未経験からでも働きながら専門的な知識を身に付けられます。
一度仕事を覚えれば、専門性を活かして業界内で長く働くことも可能でしょう。また、働きながら宅建資格を取得すれば、営業職や宅建事務などへのキャリアアップも目指せます。
不動産事務の仕事内容を知り転職に活かそう
不動産事務は、主に次のような業務を担当します。
●顧客対応
●物件管理
●書類作成
●経理業務
「顧客からの感謝の声が届きやすい」「不動産に関する知識が身に付く」といったメリットがあるので、やりがいを感じながら働けるでしょう。
一方、仕事への正確性に加え、求人によっては不動産に関する知識が求められる点に注意が必要です。
「人とコミュニケーションをとるのが好き」「コツコツとした作業が得意」「臨機応変な対応力がある」という人は、不動産事務に向いているでしょう。
本記事で紹介したポイントを参考に不動産事務の仕事内容や特徴をしっかり理解し、転職活動に活かしてください。
