2024年7月10日
事務職の仕事内容とは、どのようなものなのでしょうか。
事務職への転職を考えているものの、「具体的な仕事内容は？」「事務職にも色々な種類があって、違いがよく分からない」と悩む人も多いでしょう。
この記事では、事務職の種類別の仕事内容や、事務の仕事で求められるスキル、向いている人の特徴について解説します。
事務職とは？5つの種類と仕事内容
事務職とは書類作成や整理、データ入力などの事務作業を通して「ほかの社員をサポート」する仕事のことです。ひとくちに「事務職」といっても種類は幅広く、職場によって仕事内容が異なります。
主な事務職の種類は、次の5つです。
●一般事務
●営業事務
●経理事務
●人事・労務事務
●総務事務
それぞれの事務職の仕事内容を確認していきましょう。
1.一般事務の仕事内容
一般事務とは、基本的な事務処理を行う職種のことです。主に、次のような業務を担当します。
●書類のファイリングや管理
●書類作成
●データ入力
●来客や電話の応対
●郵便物の発送や仕分け
会社で発生する事務作業の全般を担当するため、「縁の下の力持ち」のようなポジションといえるでしょう。
一般的に、営業事務・経理事務・人事・労務事務・総務事務といった専門的な事務職に分類できないケースや、部署に関係なく幅広い分野の仕事を担当するケースを「一般事務」と呼ぶ傾向にあります。
2.営業事務の仕事内容
営業事務とは、営業部門をサポートする職種のことです。主に次のような業務を通じ、営業担当者をサポートします。
●見積書・発注書・請求書の作成
●営業資料や報告書の作成
●顧客情報の管理
●来客や電話の応対
●商品の在庫や発送の管理
営業事務を目指す場合、転職先のメイン候補は営業部門を構える一般企業となるでしょう。
「顧客から作成資料が評価された」「顧客対応によって契約件数が増えた」など、自分の仕事が結果につながり、やりがいを感じやすいことが魅力のひとつです。
3.経理事務の仕事内容
経理事務とは、会社のお金のやり取りが正確に処理されるようにサポートする職種のことです。担当業務は、大きく「日次業務」「月次業務」「年次業務」の3つに分けられます。
日次業務とは、会社が日々行う取引を記録する業務のことです。次のような仕事が日次業務にあたります。
●出入金の管理
●経理システムへの入力
●伝票の発行
●受発注や在庫管理
●取引先の与信管理など
月次業務とは、1ヶ月締めで行う業務のことです。次のような仕事が月次業務にあたります。
●取引先からの入金管理や支払い
●請求書の発行
●給与の支払い計算
●月次決算業務
年次業務とは、年に1回行う専門性の高い業務です。次のような仕事が年次業務にあたります。
●年次決算
●連結決算業務
●税務申告
●有価証券報告書の作成
●年末調整
経理事務は、会計や財務に関する専門知識が必要になることが特徴です。「日本商工会議所簿記検定試験」や「給与計算実務能力検定試験（R）」といった資格を取得すれば、キャリアアップを目指せるでしょう。
4.人事・労務事務の仕事内容
人事・労務事務とは、従業員の人事管理業務を担当する職種のことです。主に、従業員の採用・退職・異動・昇進・人員配置・給与の支払いなどに関連する次のような業務を担当します。
●社会保険の手続き
●採用プロセスのサポート
●従業員の教育訓練や能力開発のサポート
●社員名簿の整備・管理
●勤怠状況の管理
●給与計算
●労災保険の手続き
●福利厚生に関する事務手続き
人事事務は、採用・育成業務など求職者や従業員と直接関わる仕事が多いことが特徴で、一方の労務事務は、給与などの計算、社会保険や入退社手続きといった事務処理がメインです。
企業によっては、人事・労務の両方を担当するケースもあるでしょう。
5.総務事務の仕事内容
総務事務とは、会社運営に必要なものを準備・管理する職種のことです。主に、次のような業務を担当します。
●備品の調達や管理
●社内規則の管理
●社内イベントの企画運営
●従業員からの問い合わせ対応
●オフィスの防犯・防災対策
●慶弔関係の手配
人事・労務事務が「ヒト」の管理にともなう業務であることに対し、総務事務は「モノ」の管理を行うことが特徴です。規模の小さな会社などでは、人事・労務事務と兼任するケースもあります。
幅広い領域の仕事を経験してスキルアップすれば、経験者が優遇されるほかの事務職へのキャリアアップも目指せるでしょう。
事務の仕事で求められるスキルとは
事務の仕事では、どのようなスキルが求められるのでしょうか。一般的には、次の3つが挙げられます。
●パソコンに関するスキル
●コミュニケーションスキル
●スケジュール管理能力
事務の仕事への転職を目指すにあたり、求められるスキルを把握しておくことは大切です。事務の仕事で求められる3つのスキルについて、順番に詳細を見ていきましょう。
パソコンに関するスキル
事務の仕事において、パソコンスキルは必須といえます。データ入力や書類作成など、どの事務職においてもパソコンを扱う仕事内容が多いためです。
Windowsの基本操作をはじめ、使用頻度の高いExcelやWordといったOfficeソフトの使い方を特に理解しておく必要があるでしょう。会社によっては、業務に必要な専用ソフトを導入しているケースもあります。入社後に操作方法を覚えて使いこなせるよう、一定のパソコンスキルやリテラシーも必要です。
また、正確かつスピーディに業務をこなすためには、手元を見ずにキーボードを打つ「タッチタイピング」ができるとなお良いでしょう。
コミュニケーションスキル
デスクワークが多めの事務職にも、コミュニケーションスキルは欠かせません。事務の仕事では、社内外とのコミュニケーションが必要になるためです。
例えば上司や同僚から仕事の依頼を受けたときは、「いつまでに」「何を」「どのように」仕上げるべきかを確認し、不明点があれば質問をしながら作業を進める必要があります。
来客や電話の応対などで会社の顔として社外の人と接する機会も多いため、身だしなみや言葉遣いといったビジネスマナーを押さえておくことも大切です。営業担当者と連携して業務を遂行する営業事務では、特に顧客と直接コミュニケーションをとる業務が多く発生するでしょう。
社内・社外を問わずスムーズに業務を遂行するためにも、「気遣い」や「思いやり」を含めたコミュニケーションスキルが求められます。
スケジュール管理能力
事務職には、スケジュール管理能力も求められます。事務の仕事は、「〇日までに〇〇の書類を作成して提出する」というように期日が決まっている業務が多いためです。なかには、自分だけではなく従業員や顧客のスケジュールを管理し、適切なタイミングでアナウンスするような業務もあります。
そのため、締め切りから逆算して自分でスケジュールを立て、計画的に業務をこなすスケージュール管理能力が必要不可欠です。
事務職が向いている人に共通する3つの特徴
事務職への転職を目指す際、「自分は事務職に向いているのかな？」と気になる人は多いのではないでしょうか。
事務職が向いている人に共通する特徴には、以下の3つが挙げられます。
●地道な作業を得意とする人
●イレギュラーな業務にも臨機応変に対応できる人
●周囲に対して気配りができる人
転職を検討する際は、これらの特徴を参考にすることもひとつの手段です。それぞれの特徴について、詳しく見ていきましょう。
1.地道な作業を得意とする人
地道な作業を得意とする人は、事務職に向いています。書類作成や整理、データ入力などを継続的にコツコツ取り組み、期日までに完了させる必要があるためです。
ときには一日中パソコンの前に座り、同じ作業を続けなければならないこともあるでしょう。定型業務が多いなか、繰り返しの業務であっても一定の集中力を保ち、丁寧に取り組むことが求められます。そのため、地道な作業が得意な人は事務職に向いているでしょう。
2.イレギュラーな業務にも臨機応変に対応できる人
イレギュラーな業務に臨機応変に対応できる人も、事務職に向いているといえます。
事務職の仕事内容は、基本的にルーティンワークがメインです。しかし、「急な来客があるので対応してほしい」「顧客に急ぎで送付が必要な資料を作成してほしい」「契約内容の変更があったので書類を差し替えてほしい」といった、イレギュラーな業務への対応が求められることもあります。
地道な作業が必要な通常業務の期限が迫っているタイミングで、周囲から急な依頼を受けるケースもあるかもしれません。このような場面でも冷静かつ着実に対応できる人は、事務職として活躍できるでしょう。
3.周囲に対して気配りができる人
周囲に対して気配りができることも、事務職に向いている人の特徴のひとつです。
従業員や顧客をサポートする業務の多い事務職において、周囲への配慮は欠かせません。例えば気分の浮き沈みが激しい人には、業務を依頼しにくいものです。職場の雰囲気が悪くなるだけでなく、組織の生産性を低下させる恐れもあります。
一方、周囲の状況を的確に把握し、先回りして自ら動き相手をサポートできる思いやりのある人であれば、組織の助けになるでしょう。
事務の仕事内容を理解し事務職で活躍しよう
事務職の主な仕事内容は、書類作成や整理、データ入力などの事務作業を通して「ほかの社員をサポート」することです。ひとくちに事務職といっても、以下のようにさまざまな種類があります。
●一般事務
●営業事務
●経理事務
●人事・労務事務
●総務事務
どの事務職でも共通して求められるスキルは、「パソコンに関するスキル」「コミュニケーションスキル」「スケジュール管理能力」の3つです。「地道な作業が得意」「イレギュラーな業務にも臨機応変に対応できる」「周囲に対して気配りができる」という人は、特に事務職に向いているでしょう。
事務職の仕事内容や求められるスキルを理解して転職を成功させ、事務職として活躍してください。
