2024年7月3日
企業を訪問すると、受付事務の方を目にします。
主に来客対応のイメージがありますが、事務的な業務も担当する職種です。
訪問者の企業に対する第一印象を左右する大切な職種ですが、どのような方が向いているのでしょうか。
そこで今回は、受付事務に向いている人の特徴を紹介します。
具体的な仕事内容や受付事務に役立つ資格などもあわせて参考にしてみてください。
受付事務とは？主な仕事内容
まずは受付事務の主な仕事内容から見ていきましょう。
受付事務は、企業の顔ともいえる重要な役割を担います。
来客、電話応対を中心に、来訪者のデータ管理などが主な業務です。
多くの人に出会うなかで、顧客など訪問者から感謝されることも多く、やりがいのある職種といえるでしょう。
受付事務の主な仕事内容には、下記の4つがあります。
●来客者への対応
●電話またはメールの対応
●郵便物の受け取り業務
●データ管理
どのような人が受付事務に向いているのかを知るために、まずは主な仕事内容から確認していきましょう。
来客者への対応
来客者への対応は、受付事務のメインとなる業務です。
来客者にとっては、最初に顔を合わせるのが受付であり、「フロント」や「レセプション」などと呼ばれることがあります。
用件や、社内の誰と何時にアポイントがあるのかを確認し、来客者を待たせることなくスムーズに案内する職種です。
よく来る方の顔や名前、役職などをある程度覚えておくことが求められます。
企業によっては、会議室などへ案内したあと、お茶出しをすることもあるでしょう。
企業の受付だけでなく、デパート、ホテル、空港や駅などの交通機関、弁護士事務所など、業務の範囲は企業の業種によってさまざまです。
商業施設やホテル、空港、駅などの場合は、周辺情報について質問されることもあり、勤務する施設や土地について理解を深めておくことが求められます。
電話またはメールの対応
電話やメール対応も、受付事務の大切な仕事のひとつです。
外部からの代表電話や代表メールアドレスの問い合わせに対応し、適切な部署、担当者へ取り次ぎます。
急ぎの用件や大切な商談の連絡もあるため、社内の部署や担当者を記憶し、正確かつ迅速に対応することが重要です。
電話やメールは相手の顔が見えないため、声のトーンを明るくしたり、滑舌よく発声したり、丁寧な言葉遣いを心がけることが求められます。
また、外部だけではなく、社内の各部署からかかってくる電話の取り次ぎも主な業務のひとつです。
社内外からのさまざまな目的でかかってくる電話に柔軟かつスムーズに対応します。
郵便物の受け取り業務
受付事務は、企業の玄関口ともいえる窓口であることから、郵便物や書類の受け渡しも担当します。
企業には多くの郵便物が届き、なかには重要書類や機密書類が含まれていることもあるでしょう。
そのため、機密情報の取り扱いに関するリテラシーが必要です。
各部署への郵便物の配布は総務部が行うことが多いですが、企業によっては受付事務が担当することがあります。
データ管理
来客者や顧客、会議室の予約状況などをデータ化し、入力や管理を行うのも受付事務の大切な業務です。
データはWordやExcelなどを使用することが多いため、基本的なパソコンスキルが求められます。
来客データは、来客者が社内の誰の顧客か確認するために必要です。
来客者のデータは、営業が新規顧客を獲得するために使う貴重な情報であり、正確に入力することが求められます。
一度入力したデータの見直しや更新などを定期的に行う必要があり、継続した管理が大切です。
また、必要に応じて窓口や会議室に掲示する会社案内などの資料作成を行う場合もあります。
受付事務に向いてる人 ４つの特徴
受付事務には、高いコミュニケーションスキルやビジネスマナーが求められるため、向き、不向きのある職種です。
受付事務に向いている人には、以下の4つの特徴があります。
１．周囲への気配りができる人
２．臨機応変に丁寧な対応ができる人
３．社会的なマナーが身についている人
４．事務処理のスキルがある人
それぞれ詳しく見ていきましょう。
１.周囲への気配りができる人
受付事務の仕事は毎日多くの人と関わるため、人と関わることが好きで周囲への気配りができる人が向いています。
企業の顔としての対応が求められ、来客者の受付を済ませたあとは担当者に取り次ぐまでの短時間でもおもてなしをしなければなりません。
たとえば、少々待ち時間が発生しそうなときには「お掛けになってお待ちください」など、一言添える心遣いができ、常に笑顔で礼儀正しい対応を取ることで企業のイメージアップにもつながるでしょう。
とくに大企業や大型商業施設の受付事務であれば、1日に100名以上と関わることも少なくありません。
気配りは社会人として当然のスキルのようで、長時間となると意外に難しいものです。
人とのコミュニケーションや気配りができる人は、受付事務の仕事を楽しめるでしょう。
２.臨機応変に丁寧な対応ができる人
受付事務では多くの人と関わるため、予想外の事態にも臨機応変かつ丁寧な対応が求められます。
受付事務が対応するのは、通常の顧客対応だけではありません。
ときには飛び込み営業などのイレギュラーな訪問やクレーム対応に直面することもあるでしょう。
顧客がアポイントの日時を間違えて訪れたり、担当者が不在だったり、受付事務をしているとさまざまなことが起こります。
イレギュラーな事態やトラブル発生時に、パニックになってしまうようでは適切な対応ができません。
どのようなときでも、常に冷静に笑顔で丁寧な対応ができる人が受付事務に向いているといえます。
企業の顔として礼儀正しく顧客対応することが大切です。
３.社会的なマナーが身についている人
受付事務は企業の顔として、礼儀正しさや見た目の美しさも重要です。
見た目の美しさとは、生まれ持った顔立ちのことではなく、身だしなみを含めた清潔感を意味します。
メイクや髪型はもちろん、服装や立ち振る舞いなどの品のよさ、清潔感は企業のイメージを左右するでしょう。
上品な言葉遣いや所作は、顧客に不快な思いをさせることがありません。
日頃から高い美意識を持っている人や、社会的マナーが身についている人は、受付事務に向いているといえます。
４.事務処理のスキルがある人
前述のとおり、受付事務はデータ管理なども担当するため、事務処理のスキルも欠かせません。
来客者の情報を管理し、入館証の受け渡しの記録などが発生するため、事務処理のスキルがある人が受付事務に向いています。
また、外国人の来客が多い企業の場合には、語学スキルがあるとよりスムーズに業務を進められるでしょう。
受付事務はただ来客者を案内するだけでなく、基本的な事務処理スキルも求められます。
受付事務の勤務場所
受付事務の勤務場所は幅広く、受付のある企業や商業施設、学校など多岐にわたります。
主な勤務場所には、以下のような場所が挙げられます。
●企業の本社・支社
●病院などの医療機関
●デパートやショッピングモールなどの商業施設
●ホテルや旅館などの宿泊施設
●美容室やエステサロン
●遊園地などのアミューズメント施設
●各種学校や教育機関
受付事務の業務は、勤務場所の業種によって異なります。
専門的なスキルや資格が活かせる場所も多く、自分に合った就職先を探しやすい職種といえるでしょう。
受付事務の仕事に役立つ資格
受付事務の仕事には特別な資格は必要なく、未経験からでもチャレンジしやすい職種です。
しかし、資格を取得していることで受付事務で求められるスキルや知識を持っていることを照明できるため、就職や転職に有利になるでしょう。
受付事務の仕事に役立つ資格には、以下のようなものが挙げられます。
●秘書検定
●日商PC検定
●ビジネス実務マナー検定
●TOEIC
それぞれの資格がどのように役立つのか、ひとつずつ見ていきましょう。
秘書検定
社会人としての一般常識やビジネスマナー、言葉遣い、情報管理や顧客対応など、受付事務に必要な幅広いスキルを証明できるのが秘書検定です。
秘書検定は、公益財団法人実務技能検定協会が実施する検定試験で、秘書以外でも事務職などさまざまな職種に活かせます。
秘書検定の知識やスキルを学び、身につけることで顧客対応で相手に好印象を与える立ち振る舞いが実践できるようになるでしょう。
3～1級まであり、準1級・1級は面接試験も実施されます。
上位級は社会的評価が高いため社会人としての幅広いマナーを証明でき、さまざまな職種に活かせる資格です。
日商PC検定
日商PC検定とは、商工会議所が実施するIT利活用技能の検定試験で、パソコンスキルを証明できる検定試験です。
試験レベルはBasic、3～1級までの4段階に分かれ、「文書作成」「データ活用」「プレゼン資料作成」の3分野で筆記試験と実務試験が実施されます。
Word、Excel、PowerPointといったOfficeソフトの操作スキルを証明でき、実務に必要なITスキルを身につけられるのが特徴です。
パソコンスキルは受付事務以外でもさまざまなオフィスワークに活かせるため、将来的なキャリアアップに役立つでしょう。
また、日商PC検定以外にも、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）もおすすめです。
マイクロソフトオフィス製品の操作スキルや知識を証明できます。
ビジネス実務マナー検定
ビジネス実務マナー検定は、ビジネスパーソンとしてのマナーや言葉遣いをはじめ、事務処理能力の有無、判断、行動が適切にできるかどうかを問われる試験です。
社会での一般常識や基本ルールが身についている証明ができるため、受付事務でも役立ちます。
試験レベルは3～1級までです。筆記試験では必要な資質と企業実務を測る理論と、対人関係、電話実務、技能を測る実技の2種類に分けられ、1級筆記試験合格者には面接試験が実施されます。
就職や転職で活かすのであれば、2級以上の取得が望ましいでしょう。
TOEIC
TOEICは、ビジネスシーンでの英語力を測る検定試験として、多くの企業で英語力の指標として採用されている試験です。
とくに、外資系企業や外国人の来客が多い企業での受付事務で役立つでしょう。
TOEICは、リスニングとリーディング能力を10～990点のスコア形式で示される資格で、600点以上あれば英語力のアピールにつながります。
知名度が高いため、受付事務以外にもさまざまな職種で有利になるでしょう。
外国人の来客が多い大企業や商業施設、宿泊施設などの受付事務に重宝されやすい資格です。
向いている人の特徴を知り受付事務への転職を目指そう
コミュニケーション能力が高く、気遣いや立ち振る舞いの意識が高い人は、受付事務に向いているといえます。
さらにパソコンスキルやビジネスマナー、英語力など、プラスのスキルがあればより有利です。
受付事務に求められるスキルや資質を理解し、応募先に自身の強みをアピールすることを意識しましょう。
本記事で紹介した内容を参考に、自分に合った環境での受付事務を目指してください。
