2024年6月4日公開
一般事務の求人は、「未経験OK」というケースも少なくありません。
とはいえ応募にあたって、「具体的にどんな仕事をするの？」
「未経験から採用してもらうにはどうすればよいだろう？」と悩む方も多いことでしょう。
未経験からの転職を成功させるには、一般事務に関する知識を深めておくことが大切です。
そこでこの記事では、一般事務の仕事内容やその魅力、未経験からの転職に役立つスキルや
資格について詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。
一般事務の仕事は、社内のさまざまな業務をサポートすることです。部署の業務を中心に、他部署のサポートを行うこともあります。
営業事務・経理事務・医療事務などさまざまな事務職があるなか、一般事務は特に基本的な役割を担う職種です。他の事務職と比べて専門知識が不要なため、未経験からでもチャレンジしやすいといわれています。
一般事務の主な仕事内容は、次のとおりです。
●データ入力
●電話・メール・来客の応対
●書類作成・処理・整理（ファイリング）
このように、業務はデスクワークが中心となります。それぞれの仕事内容を詳しく見ていきましょう。
データ入力
一般事務の主な仕事のひとつが、パソコンを使ったデータ入力です。会社指定のソフトを使用し、入力を行います。入力内容は、次のようにさまざまです。
●顧客情報
●売上やコストなどの数値
●マーケティングデータ
●営業情報
など
小さな入力ミスがトラブルにつながることもあるため、正確性が求められます。集中力と注意力が必要になるでしょう。
ExcelやWordを活用している会社が多いことから、表作成や関数計算など基本的なパソコンスキルが必要になるケースも少なくありません。
電話・メール・来客の応対
電話・メール・来客の応対も、一般事務の仕事のひとつです。
一般的に、会社の代表電話は一般事務の席につながります。 会社の窓口として、かかってきた電話の一次対応を行い、必要に応じて担当者へ取り次ぐことが一般事務の仕事です。丁寧な話し方や、相手の用件を正確に聞き取って担当者へ伝える能力などが求められるでしょう。
メールも電話と同様、会社に届いたメールの一次対応や担当者への取り次ぎを行います。ビジネスマナーを押さえ、丁寧で簡潔な文章を書くことが大切です。
会社に来客があった際、一般事務は次のような業務を担当します。
●受付
●会議場所のセッティング
●会議場所への案内
●担当者への取り次ぎ
●お茶出し
相手に失礼のないよう、身だしなみや言葉遣いに配慮する必要があります。上座の位置、お茶出しの作法なども押さえておきましょう。
電話・メール・来客の応対は、いずれも「会社の顔」として相手から最初に認識されやすいものです。会社を気持ちよくサポートできるよう、基本的なビジネスマナーを身につけておくとよいでしょう。
書類作成・処理・整理（ファイリング）
会議の議事録・見積書・請求書など、さまざまな書類を作成・管理する仕事も一般事務の仕事内容に含まれます。
書類作成には、WordやPowerPointなどのソフトを使うケースが多いでしょう。会社が用意するテンプレートを用いることもあれば、自分で一から作成しなければならないこともあります。
会社運営にあたっては、入金・出金・売上・仕入・振替といったさまざまな伝票が発生するものです。これらの伝票処理や整理は、経理担当者ではなく一般事務が担当するケースもあります。
書類を保管するための整理（ファイリング）も、業務のひとつです。必要書類を、紙やデータで保存・管理します。書類の探しやすさへの配慮が求められることに加え、情報を流出させてしまうことのないよう注意が必要です。
一般事務と他の事務職との違い
一般事務と他の事務職には、どのような違いがあるのでしょうか。ひとくちに事務職といっても、以下のようにさまざまな種類があります。
●一般事務：基本的な事務を広く担当
●総務事務：部署をまたいだ事務を担当
●営業事務：営業活動に関する事務を担当
●経理事務：お金に関わる事務を担当
●医療事務：病院やクリニックなど医療機関の事務を担当
●学校事務：教育・研究機関の事務を担当
ここでは、一般事務と特に混同されやすい「総務事務」「営業事務」との違いを解説します。
総務事務との違い
総務事務とは、あらゆるバックオフィス業務を担当し、会社のスムーズな運営を支える事務職のことです。
「部署内の事務作業」をメインに補佐的な業務を担う一般事務に対し、総務事務は経理・総務・人事・法務・企画など会社の基盤を支えるさまざまな業務を担当します。一般事務に比べ、部署をまたいだ幅広い業務を担当することも特徴です。
「事務系総合職」とも呼ばれる総務事務は、会社の全体像を把握しやすいポジションであり、将来の幹部候補と見られることもあります。一般事務に必要な事務スキルに加え、企画力やスケジュールなどの調整スキルも求められるでしょう。
営業事務との違い
営業事務は、営業部門のサポートを行う事務職です。「営業アシスタント」とも呼ばれます。
一般事務と営業事務の大きな違いは、担当業務の範囲です。部署を限定せず会社の運営に必要なサポート全般を担う一般事務に対し、営業事務は営業部門のサポートをメインに担当します。顧客からの問い合わせ対応、受発注・請求に関する書類の作成やデータ入力などが、営業事務の主な業務です。
一般事務と比べて顧客や取引先と直接やり取りする機会が多いため、高いコミュニケーションスキルが求められるでしょう。
一般事務員として働くメリット
一般事務には、どのような魅力があるのでしょうか。一般事務員として働く主なメリットとして、以下が挙げられます。
●プライベートと両立させやすい
●オフィスワークの基本が身につく
●専門事務にキャリアチェンジしやすくなる
ルーティンワークがメインとなる一般事務は、規定の勤務時間を超えて働くことが少ない職種のひとつです。業務を覚えて慣れ、効率的な進め方を確立できれば、残業なしで帰宅することも可能でしょう。
土日や祝日を一般事務職の休日に設定している会社が多いことも、プライベートと仕事を両立させやすい理由のひとつです。派遣社員として働く場合はさらに、「週4日以下で働く」「時短勤務で働く」といった柔軟な働き方も選びやすいでしょう。
また「未経験OK」の求人が多い一般事務職では、働くなかでパソコンスキルやビジネスマナーといったオフィスワークの基本を身につけることが可能です。一般事務職の仕事内容は幅広く、会社や所属する部署によっては経理・総務などの専門知識を学べるケースもあります。未経験から事務経験を重ね、他の事務系職種へのキャリアチェンジを目指すこともできるでしょう。
未経験から一般事務へ転職する際に役立つスキル
一般事務の求人は、「未経験OK」というケースも少なくありません。とはいえ、未経験者が一般事務職への転職を目指す際に、身につけておくと役立つスキルもあります。
特に役立つスキルが、次の2つです。
●パソコンスキル
●コミュニケーションスキル
それぞれ解説します。
パソコンスキル
パソコンスキルは、未経験から一般事務への転職に役立ちます。データ入力や書類作成、メール対応など、一般事務ではパソコンを使った業務がメインとなるためです。
特にWord・Excel・PowerPointといった事務系の基本ソフトを使いこなせると、応募企業からの評価が上がるでしょう。入社後にスムーズに働けるよう、基本操作を身につけておくことが理想です。
また会社によっては、業務に会社独自のソフトを用いることもあります。使い慣れていないソフトにも対応できる柔軟性があると、なおよいでしょう。
コミュニケーションスキル
一般事務の仕事には、次のような「人と接する業務」が多くあります。
●電話・メール対応
●来客の応対
●社内スタッフとのやり取り
このように社内外の人と接する機会の多い一般事務の業務では、コミュニケーションスキルが求められます。ときには他部署のスタッフや、苦手意識がある相手ともコミュニケーションを取らなければならないこともあるでしょう。業務を円滑に進めるためにも、コミュニケーション能力は大切です。
事務職が未経験でも、前職で接客応対などの経験があれば仕事に役立つでしょう。
未経験から一般事務への転職に役立つ資格
未経験から一般事務へ転職する場合、自身のスキルの証明は難しいものです。そのようなとき、一定の資格を持っていれば、一般事務に必要な基礎的なスキルを備えていることを証明できます。
具体的には、以下の資格があると応募先から評価されやすいでしょう。
●MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
●ビジネス実務マナー検定
●秘書検定
それぞれの資格について解説します。
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）は、WordやExcel、PowerPointといったMicrosoft Office製品の知識や操作スキルを証明できる資格です。
一般事務では、Microsoft Office社のソフトを使用する業務が多くあります。この資格があれば、事務職が未経験であっても、業務に必要なパソコンスキルを備えていることをアピールできます。
Word・Excelの試験は、一般レベルと上級レベル（エキスパート）の2つのレベルが用意されているため、自分に合った試験を選びましょう。
ビジネス実務マナー検定
文部科学省後援のビジネス実務マナー検定は、ビジネスパーソンに必要な基本ルール・常識を備えている証明に役立つ資格です。1級から3級まで、3つのレベルに分かれています。
筆記試験の出題範囲は、以下のとおりです。それぞれの区分で60％以上を得点することで、合格となります。
【理論】
●必要とされる資質
●企業実務
【実技】
●対人関係
●電話実務
●技能
2級と3級はマークシート方式の選択問題と記述問題、1級は記述問題のみです。
この資格があれば、「どの程度のビジネスマナーが身についているか」「どの程度のコミュニケーション能力があるか」といったスキルを、客観的な視点からアピールできるでしょう。
秘書検定
秘書検定は、秘書に求められる知識・技能について問う、文部科学省後援の試験です。とはいえ合格には、秘書業務に限らず一般事務の業務にも必要な知識が求められます。出題内容の例は、次のとおりです。
●敬語の使い方
●身だしなみ
●ビジネス文書の作成
●一般常識
●お茶の出し方
●電話対応
●来客対応
秘書検定の資格を持っていれば、これらの習得度を客観的にアピールできるでしょう。
秘書検定は、難易度の高い順から1級・準1級・2級・3級に分かれています。準1級からは、筆記だけでなく面接試験の受験も必要です。
3級から履歴書に記載できるものの、一般的に就職の際に有利に働くのは2級から、といわれています。準1級以上を取得すれば、さらに有利になるでしょう。
仕事内容を理解し未経験から一般事務の転職にチャレンジしよう
一般事務は、社内のさまざまな業務をサポートする仕事です。以下のように、仕事内容は多岐にわたります。
●データ入力
●電話・メール・来客の応対
●書類作成・処理・整理（ファイリング）
プライベートと両立させやすく、オフィスワークの基本を身につけやすいことは、一般事務の魅力といえるでしょう。
また一般事務は、未経験からでもチャレンジしやすい職種のひとつです。パソコンやビジネスマナーに関する資格を取得したり、実務に必要なパソコンやコミュニケーションスキルをアピールしたりして、未経験からの転職成功を目指しましょう。
